一说到开会，很多人的第一反应都是负面的，认为开会就是领导讲讲大道理、批斗一下员工，开来开去也没什么直接效果，纯属浪费时间。

 

其实，会议是一种有组织、有领导、有目的的议事活动，一般包括议论、决定、行动等三个要素。在限定的时间和地点，通过有效的组织，按照一定的程序进行，就会成为非常有效且正式的沟通方式。

 

那么，在一个托育机构里，应该有哪些会议呢？我认为按照时间划分，应该有晨会、夕会、周会、月会、季度会及年度会；按照职能划分，应该有保教部门、后勤部门、销售部门，以及管理部门的会议。通过这些会议，不论是上传下达的执行内容，还是一线员工的反馈信息，都能得到很好的互通。

今天，我们就以全员月度会议为例，来重点讲一下如何召开一次有效的会议。

 

月度会议，一般都会在月初开。把全员聚在一起，兴师动众，还是很难得的会议，所以适合把重要但不紧急的事情放进来。我在召开月度会议时，一般都有这几个流程：

1、上月工作总结及月度优秀员工颁奖

2、下月工作计划与具体安排

3、新员工入职仪式及拜师仪式

4、员工成长环节

5、员工月度生日会

 

看起来好像也没有什么特别的，对吧？好像都是普普通通的流程，大家都是这样做的。但是，成败在于细节，每个环节都有一些关键的控制点，会议是否成功，大都取决于此。

上月工作总结及月度优秀员工颁奖

工作总结，该怎样总结呢？我听过很多园长开会，一般都是比较笼统地说一下做得好还是不好，稍微细致一点的，会说一下上个月业绩完成情况，或者是重点事情，比如得到什么表扬之类的。

 

我觉得还可以再细致一点，把一些关键数据呈现出来，比如我们的招生情况、出勤情况、事故率、家长满意度，以及后勤方面的数据等。

 

因为一线员工每天都沉溺在具体工作中，看到的都是细枝末节的事务，很难从全局看到自己的工作是如何影响着园区的发展的，所以很难有主人翁精神。比如保教老师看到招生数据，就会知道招一个生是多么难——招生顾问每月至少要打200通电话，才能邀约到不到三四十位到访，最后能成功签约的可能也就是个位数。保教老师理解了销售岗位的难处，在做销售活动的时候就会更配合一些。

 

另外，看到跟自己密切相关的数据，比如出勤、事故等，就可以清楚地看到自己在整个团队中所处的位置、进步的空间等。如果是连锁机构，还可以展示一下优秀园所、优秀个人的数据，让大家看到成长的方向和目标。

 

而这些数据，要在月度会议前统计出来。管理层为了快速准确地统计这些数据，就需要在平时的工作中监督落实这些数据的填写。

 

有了数据，自然也就评出了月度优秀员工。那么，如何通过颁奖仪式，把优秀员工评选弄得更有意义呢？

 

我们需要让颁奖者提前准备颁奖词，获奖员工提前准备感谢词。比如“最佳执行力奖”，我们需要颁奖者（一般是管理者）平时就要注意搜集大家的素材，做得好的具体案例，就像每年的《感动中国》节目，得把获奖人的“优秀事迹”说出来，让他的发光点更加光彩夺目。而作为获奖者，感谢词不能仅仅是“感谢大家”、“继续努力”等套话，需要说出她心中佩服的人，以及下个阶段的具体目标等。这样，从团队中塑造出的优秀员工会更真实、更丰满、更生动，最重要的是更接地气，让大家觉得看得见、摸得着，这些非常重要。

 

接下来，讲讲下个月的工作计划

什么是计划？计划是根据目标所制定的方案。计划比总结更重要，所以管理者必须要定出明确、清晰、详细的计划。

 

在会议的这个环节，首先要讲的是下个月的业绩目标，这也是全员营销的一部分。让每个人都清楚地知道目标，是调动大家积极性的前提条件。目标展示，继而就是倒推分解及完成方式。这种公示，也是一种非常强的暗示，意味着管理的规范性及执行的效力。

 

第二个要讲的是保教的计划。保教质量的高低是从宝宝出勤率及观察量表、事故率、家长满意度等来体现的，围绕这些指标，并依据上个月的结果，提出本月具体需要改善的点及完成措施。通过这个，也可以让其他同事看到保教部门的努力。

 

除以上两点外，还有一些其他重点安排，比如后勤工作，以及公司下达的重点事项等。如果是连锁机构，我会要求园长去分享公司发生的重大事情，这个部分如果想要好的呈现，就需要总部每个月底向园区推送备忘录，向大家报告公司各部门做了些什么，让大家更深入地了解公司动态。曾经有一次，一位市场部的同事来问我，事业部的同事每天都在忙什么？我在忙什么？当时我很震惊，我们每天工作时间都在一起，他居然不知道我在做什么。进一步讲，他也不会知道公司发展的一些具体目标是什么，那分散在各处的园区里的同事，他们岂不是更不清楚？那还怎么上下同心？所以，觉得对于连锁机构来说，在月度会议上做这种沟通，还是蛮重要的。

新员工入职及拜师仪式

如果有新员工入职，无论什么岗级，都应该在月度会议上安排这个环节。会前的准备特别重要，提前找到这个新员工之前的照片，并配上三个左右的关键词，可以是性格方面的，或者是描述其工作状态的，目的是在全员会议上让大家更加生动地认识她。

 

除此之外，拜师仪式也要比较隆重和正式，除了互相准备礼物外，还要展示师傅对徒弟的要求，这也是公示的一部分。当然，礼物一般要有价值限制，以免形成不良影响。

第四部分，是员工成长环节

员工成长环节，这个部分的主要作用是鼓励员工自己给自己定计划和目标，不仅仅是工作上的，还可以是个人成长上的，比如这个月看什么书籍、考什么证、培养一个兴趣爱好之类的。我一直非常注重个人的成长，也把这种希冀放在了年轻的老师们身上，园所给她们提供的是工作实操经验，但是要想获得心智上的更多成长、生活上的更多经验，我希望她们可以找到自己个人成长的支点。

最后一个环节，月度生日会

这个部分不用多说，大家都会比较容易操作。只是强调一下，送礼物一定要送得有诚意，同事们写的卡片一定要精美，尤其是管理者在写祝福的时候，一定是真诚的、符合个人特点的，让过生日的小伙伴感受到大家对她的好意和关注。

最后，聊聊主持人和会议时长

为了培养管理团队，主持会议的人除了园长，各部门的负责人也应该轮流尝试部分环节。整个会议控制在1个小时以内，最重点的环节是月度计划，其他的根据实际情况来定。

 

如果时间比较充裕，我还会增加一个读书会环节。每一个阶段，我都会请大家推荐一些书籍，这样很多老师会慢慢养成阅读的习惯。有些喜欢分享的老师，就可以交给她来组织这个环节，由她来决定分享什么、怎么分享。这是营造学习成长氛围的好方式，大家可以试试。

 

以上就是我根据实践经验梳理出来的月度会议流程和要点，也欢迎大家留言分享您的会议方式，还可以讨论一下其它类型会议的必要性及开设方式，期待跟大家的互动。我是专注于托育园所运营的邓雨果，咱们下期再见。